Zertifizierungen / "Trusted Site PK-DML"
Dokumentenmanagement: Ihre Daten sicher in digitaler Form
Anwender von Dokumenten-Management-Lösungen (DML) unterliegen gesetzlichen Anforderungen für die revisionssichere Speicherung von Dokumenten. So muss die Sicherheit der DML in Bezug auf Originaltreue, Integrität, Verfügbarkeit und Zugriffs-Sicherheit belegt sein.
Eine durchgeführte Studie von IDC zu
„Print & Document Management in Deutschland 2016" zeigt, dass Unternehmen mit der gesetzeskonformen
Archivierung und dem Schutz der Dokumente zu kämpfen haben.
TÜViT unterstützt Anwender und Betreiber
von DML, diese Sicherheitsanforderungen nachzuweisen.
Prüfkriterien von VOI und TÜViT
Grundlage bilden hierbei die gemeinsam vom VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) und TÜViT entwickelten Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen (PK-DML). Diese decken alle gesetzlichen und auch nichtgesetzlichen Anforderungen an eine Dokumentenmanagementlösung ab. Vorschriften (GoBD), Richtlinien (TR-RESISCAN vom BSI) und Normen (z.B. die EN 9300 für 3D-Dokumente) ergänzen bei Bedarf die Prüfgrundlage.
Was spricht für ein zertifiziertes Dokumentenmanagement?
Aufgrund von rechtlichen Anforderungen wie auch der individuellen Realisierung der Dokumentenmanagementlösungen entstehen bei den Betreibern häufig Zweifel bezüglich der Vernichtung der Papierdokumente sowie der Aufbewahrungsart der elektronischen Kopien. Denn die Prozessschritte für die Digitalisierung von Dokumenten von der Bearbeitung, über die Archivierung bis hin zur Reproduktion und die eingesetzten technischen Maßnahmen müssen so ausgelegt sein, dass die Dokumente während der Aufbewahrungsfrist unveränderbar und originalgetreu sind.
Auch bei der Übernahme originär elektronischer Dokumente verstecken sich einige Fallstricke, die es zu vermeiden gilt. Dies betrifft beispielsweise signierte sowie zu signierende Dokumente und die gegebenenfalls notwendige Konvertierung typischer Office-Formate in ein langzeitfähiges Format.
TÜViT führt eine auf den jeweiligen Kontext angepasste, technische und organisatorische Prüfung der vorhandenen DML durch. Somit können sich Kunden voll auf die elektronische Langzeitarchivierung verlassen und Papierdokumente nach dem Scannen vernichten.
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