Zertifizierungen / QVD


Ihr Unternehmen möchte die gesetzlichen Anforderungen zur Führung einer Verfahrens-Dokumentation erfüllen, benötigt aber Unterstützung bei der Erstellung und Pflege?

 

Sie möchten durch eine unabhängige Instanz prüfen lassen, ob Ihre Verfahrens-Dokumentation grundsätzlich geeignet ist,  aktuelle Anforderungen zu erfüllen?

 

VOI-CERT liefert mit dem Zertifizierungs-Programm "QVD - Qualitätsgesicherte Verfahrens-Dokumentation" Antworten auf diese Fragen. QVD basiert auf den bewährten VOI PK-DML Kriterien.

 



Erstellung

Für Anwender von Systemen, die von VOI-CERT nach den Kriterien der "QVD ready" - Norm zertifiziert wurden, besteht die Möglichkeit, eine Verfahrens-Dokumentation auf Basis von qualitäts-gesicherten Hersteller-Modulen unter Verwendung eines Output Management Tools zu generieren.

 

Für die Erfassung von organisations-spezifischen Inhalten werden Template-Module zur Verfügung gestellt, die eine effektive und zeitsparende Erfassung der individuellen Organisations-Inhalte ermöglichen.

 

Aus den von den Herstellern bereitgestellten System-Modulen und den vom Kunden beigestellten individuellen Modulen kann dann automatisiert eine jeweils aktuelle Verfahrens-Dokumentation generiert werden.

 

 

Pflege

Nur wenn die jeweils aktuellen Geschäfts-Prozesse in der Verfahrens-Dokumentation berücksichtigt und beschrieben werden, kann die Verfahrens-Dokumentation den Kriterien für Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Sicherheit genügen.

 

Kontinuierliche Change Prozesse in den Unternehmen erschweren jedoch die Pflege der Verfahrens-Dokumentation und führen bei Anwendung konventioneller Methoden zu Zeitverzögerungen und zu erheblichem Aufwand.

 

Die Nutzung des VOI-CERT Konzeptes mit qualitäts-gesicherten Modulen und der Einbindung von Output Management Tools ermöglicht hingegen eine effiziente und kosteneffektive Pflege der Verfahrens-Dokumentation.

 

 

Zertifizierung

Das innovative und strukturierte Modul-Konzept von QVD ermöglicht es gleichzeitig, Projekt-Aufwände bei der Zertifizierung von Verfahrens-Dokumentationen signifikant zu reduzieren. Mussten bisher Zertifizierung-Vorhaben immer als personalintensive Individual-Projekte durchgeführt werden, ermöglicht der QVD-Ansatz nunmehr eine zielgerichtete Fokussierung.

 

Mit Hilfe von QVD kann sich der Auditor bei seiner (Re-)Zertifizierung gezielt auf die individuellen Kunden-Module konzentrieren, die wiederum auf standardisierten Templates basieren. Die system-spezifischen Hersteller-Module sind hingegen bereits zertifiziert und qualitätsgesichert, so dass sich deren Prüfung gänzlich erübrigt. Diese Vorgehensweise führt zu einer erheblichen Reduzierung der Projekt-Kosten.

  



Welchen Umfang hat die Zertifizierung?

Die zunächst zu erstellende Verfahrensdokumentation stellt den Prüfgegenstand für VOI-CERT dar. Ziel der Prüfung ist es, festzustellen, ob folgende gesetzliche Anforderungen sowie interne Compliance-Unternehmensvorgaben eingehalten werden:

 

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Beratung durch geprüfte Experten (auch inhouse)

Zu den Zielen des VOI-Verbandes gehört die Vermittlung von Information und Fachwissen, um Organisationen in die Lage zu versetzen, ihre Compliance-Prozesse zu optimieren und  ihre Geschäfts-Transaktionen transparent und sicher zu gestalten.  In diesem Zusammenhang sehen wir es als vordringlich an, insbesondere Mitarbeiter in den Unternehmen mit dem nötigen Wissen auszustatten, damit sie Compliance-Projekte zum großen Teil auch selbst abwickeln können.  VOI-CERT wird deswegen ab Herbst 2017 Lehrgänge für Unternehmens-Experten im Bereich der Erstellung von Verfahrens-Dokumentation anbieten. Die Ausbildung zum "QVD Expert" wird mit einer entsprechenden Zertifizierung abgeschlossen.

 

Dort, wo besonderes Fachwissen erforderlich oder erwünscht ist, stellt VOI-CERT praxis-erfahrene Experten bereit, die in der Lage sind, ein Unternehmen bei allen Aspekten im Zusammenhang mit der Erstellung und Pflege von Verfahrens-Dokumentationen zu begleiten.