Grundlagen / Verfahrens-Dokumentation

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dazu, den Nachweis zu führen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Zur Führung einer solchen Dokumentation sind alle Unternehmen verpflichtet. Dennoch verfügen heute nur wenige Unternehmen über eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Verfahrensdokumentation. Die Gründe dafür liegen heute nicht mehr unbedingt in einer breit vorhandenen Unwissenheit über die Notwendigkeit einer solchen Dokumentation, sondern vielmehr darin, dass die Erstellung komplex ist und erhebliches Fachwissen beim Unternehmen voraussetzt. Viele Firmen scheuen darüber hinaus wegen hoher Kosten die Einschaltung eines professionellen Beraters.

Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation führt als Erfordernis zu erheblichen Risiken für die Unternehmen. Diese Tatsache hat sich inzwischen im Markt herumgesprochen. Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen berichten vor diesem Hintergrund von sich häufenden Nachfragen ihrer Kunden nach Unterstützungsleistungen bei der Erstellung von konformer Verfahrensdokumentation.

Die Verfahrensdokumentation sollte folgenden Anforderungen an die Archivierung von kaufmännischen Unterlagen genügen:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

VOI-CERT und TÜViT führen seit vielen Jahren Zertifizierungen nach den PK-DML Kriterien durch. Viele Zertifizierungsverfahren scheitern jedoch schon zu Beginn am Fehlen einer prüffähigen Vorlage in Form einer Verfahrensdokumentation. Es liegt insofern auch im Interesse der Prüfstellen, dass potentielle Kunden dabei unterstützt werden, eine als Prüfvorlage geeignete Verfahrens­dokumentation zu erstellen.

In diesem Kontext hat VOI-CERT das neue Zertifizierungsprogramm "QVD - Qualitätsgesicherte Verfahrensdokumentation" entwickelt. Das Programm beinhaltet:

• Beratung für die Erstellung von Qualitätsgesicherter Verfahrensdokumentation
  durch zertifizierte VOI-CERT Experten
• Fach-Seminare für Anwender inkl. Zertifizierung zum Experten nach "QVD ready"
• Eine Bibliothek mit fachlichen Textmodulen und Templates für die Erstellung einer konformen Verfahrens-Dokumentation
• Abgestimmte Tools und Methoden für die computergestützte Generierung der
  Verfahrensdokumentation
• Zertifizierung der Verfahrensdokumentation durch VOI-CERT nach den Kriterien
  "QVD - Qualitätsgesicherte Verfahrensdokumentation"