Grundlagen / PK-DML / Vorwort


Vorwort Dipl.-Inform. Ralf Kaspras

 

Mitglied des Beirates im VOI e.V.

Leiter des Arbeitskreises PK-DML des VOI e.V.

 

Dipl-Inf. Ralf Kaspras
Dipl-Inf. Ralf Kaspras


Die angemessene Verhältnismäßigkeit zwischen wirtschaftlichem Einsatzzweck, Schutzbedürfnissen und erforderlichen Verwaltungsakten zu treffen, ist ein Kernelement der PK-DML. Sie sind dabei methodisch so gestaltet, dass sie universell und für alle Unternehmensgrößen anwendbar sind.


Ebenso sind die PK-DML für den internationalen Einsatz gestaltet. Es gibt keine nationalen Rechtsbezüge. Einzig der Verwendungszweck einer Dokumentenprozesslösung ist für die Rahmenbedingungen bestimmend und die Art, wie beweistaugliche Nachweise zu gestalten sind.


Die Entwicklung der Dokumenten- und Informationsprozesse verändert sich fortlaufend. Die zeitlichen Zyklen, in denen Sachverhalte Bestand haben, werden dabei immer kürzer. Neue Entwicklungen zu berücksichtigen, war von Anfang an und ist ein weiteres Kernelement der PK-DML. Es wird u.a. dadurch realisiert, dass sich die Anforderungen nicht an Technik festmachen, sondern die elementaren Prozesse Im Ganzen betrachten. Die verwendete Technik ist wahlfrei, es kommt auf den Nachweis der Eignung und der sachgerechten Anwendung an.


Zur ersten Auflage der PK-DML bildeten Dokumente die wesentlichen Rechtsobjekte, heute sind es integrierte Prozesse. Dies führte aus den Anfängen des Digitalisierens von Papier und einer sicheren Langzeitarchivierung zum Enterprise-Content-Management (ECM) und aktuell in Enterprise-Information-Management (EIM). Im ECM geht es weitestgehend um auf Organisationen beschränkte Datenwelten, während EIM die offene Datenwelt einschließt. Im EIM kommen u.a. Themen wie Cloud-Computing, Einbindung von Social Media, Verwendung von organisationsfremden Mobilgeräten, neue Wertschöpfungsansätze mittels BigData Analysis und Business-Intelligence hinzu.


Insbesondere die Möglichkeiten von BigData-Analysen sowie ausgefeilte Wertschöpfungssteigerungen durch Business-Intelligence-Methoden machen den Betrieb von informationstragenden Systemen immer komplexer, speziell bei der Einhaltung des Datenschutzes und bei Verwertungsrechten. Umso wichtiger wird es, solche Aspekte bereits nachhaltig und zukunftssicher mit in der Planung entsprechender Systemlösungen aufzugreifen.
Nicht zuletzt geht es auch darum, Lehren aus den jüngsten Datenskandalen zu ziehen, Gefahren abzuwehren, Vertrauen in die Systeme zu schaffen und damit wirtschaftliche Potentiale nachhaltig zu sichern.


Die PK-DML wurden von daher in der nunmehr 4. Auflage angepasst. Sie bieten somit die aktuelle Grundlage für praxisgerechte und höchste Compliance in der IT.
Zum Schluss geht mein Dank wieder an alle, die mitgeholfen haben und mithelfen, die PK-DML kontinuierlich zu verbessern und an alle Anwender, die auf der Grundlage der PK-DML für vertrauenswürdige, rechtskonforme und zukunftsstarke IT-Lösungen sorgen.